产生一个混合事件增加 一定程度的 传统面对面事件的复杂性 规划. 事件专家需要考虑两个独立的事件经验 需要 同时执行:

一个给本人 出席者另一个 对于参加虚拟会议的参与者来说. 但这种双管齐下的会议体验并不一定要付出代价 你一大笔钱. 如果你在为混合活动的预算发愁, Matthew Johnsen,产品管理副总裁 在必威,已经 一些建议 这可以帮助你管理,甚至减少, 混合动力与事件相关的 费用. 

 

可变成本降低 

对你有利的一件事是,专业人士远程开展业务已经变得非常普遍. “在大流行之前, 我从来没有想过会有这么多人愿意参加混合会议,” 约翰森说. 

你可以利用这种熟悉感来扩大你的虚拟受众,同时限制你邀请的现场参与者的数量. “当你减少参加面对面会议的人数时,” 约翰森说, 这样还可以降低餐饮和旅行成本.” 

 

可伸缩性 

另一个可以帮助您控制成本的因素是可伸缩性. 查看实现会议目标所需的虚拟生产元素的范围和规模,并确定最重要的投资方向. 

混合型会议不一定要很复杂. 它可以是一个简单的微软团队会议,” 约翰森说. “如果只是一个小型会议, 你可以让与会者带着他们自己的笔记本电脑,把他们安排在会议桌上.” 现场的与会者可以使用标准的视频会议软件,比如 变焦,与远程参与者连接. 这可能比你过去使用标准投影包进行的那种面对面会议更实惠, 麦克风和搅拌机. 

如果你需要更复杂的东西, 在个人空间中添加一个中央摄像头和屏幕. 以前不需要扬声器和麦克风的小型会议,现在可能需要它们进行广播.”  

对于更大的事件, 幸运的是,您可能已经拥有了广播内容所需要的东西. “如果你主持的会议在过去是有声音的, 用来记录的光和照相机, 这些成本并没有改变,” 约翰森解释说. “5万美元的活动不会一下子涨到15万美元. 很有可能,唯一的额外成本是增加一个编码器[将内容流到互联网上].”  

您还可能需要添加一个专用宽带连接到任何房间的流媒体内容. 使用 免费的Encore带宽计算器 为即将到来的活动估算成本. 

 

关注“三巨头” 

约翰森表示,混合型活动的费用往往集中在三个关键领域: 

    1. 硬件成本 
    2. 平台的成本 
    3. 虚拟团队的成本 

对于小型会议,硬件成本很可能是最小的. 需要什么来确保与会者和演讲者被看到和听到,可能是相同或更少的视听成本,你通常会招致面对面的会议. 对于已经有完整的会议和主题发言的大型会议, 唯一的额外成本可能是一种允许视频和音频流在线播放的编码设备. 在选择市场, 像拉斯维加斯, 对于拍摄直播内容的摄像人员来说,可能会有额外的工会劳动成本.  

您的虚拟参与者将使用该平台来查看和/或与您的广播内容进行交互. 对于简单的教育或信息会议和活动, 变焦, 谷歌满足 or 微软团队 可能是您需要的唯一平台. 如果你想增强体验,增加参与者的参与度, 或者定制体验, 你可能想要投资一个有更多附加功能的平台. 从自助服务到完全生产,其成本和功能各不相同. 如果你对选择不熟悉或需要帮助,最好这样做 与必威这样的团队合作, 提供各种平台和生产解决方案. 

Encore还可以提供虚拟团队成员,他们可以执行特定的创造性功能, 比如为广播内容设计低三分之一的动画和运动图形动画,或者提供制作人员, 就像虚拟的舞台管理员, 谁来管理演讲者和协调关键的幕后组件. 虚拟团队的成本是可伸缩的. 例如, 如果你想做的只是让变焦 feed看起来更专业, 您可能只需要雇佣一个演示图形设计师来创建品牌的扬声器帧和一个流工程师来将它们覆盖在流上. 但是,如果你需要来自多个地点的专业质量的广播流. 你可能需要在每个地点建立“弹出式”工作室,并为其配备技术人员.  

  

潜在收入发电机 

混合活动可以产生额外的收入流来抵消成本. 虚拟和混合平台, 比如Cvent的参会中心, Chime实时通知的虚拟事件平台, 所有这些项目都提供品牌赞助机会,并扩大了从参展商和赞助商那里获得收入的途径. 

另一个收入来源是重新包装你的内容. 如果你已经为提高声音和光线质量的元素付费,从而使你的内容可以广播, 考虑记录它. 经过一些编辑, 所有这些节目都可以在网上出售,也可以按次付费播出, 在线研讨会, 或虚拟事件. 

克丽丝蒂凯西

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