看到面对面的会议和活动的回归是令人兴奋的. 根据黑石证券, 到今年年底,集团会议和大会将恢复到大流行前的水平. 然而,在这个后封锁的环境中,与会者的期望发生了变化. 事件技术进步. 你的受众也将与大流行前大不相同. 考虑一下美国2022年2月的研究结果.S. 劳动和统计局:

    • 3%的55岁以上的人已经离开了工作岗位
    • 占整个美国劳动力的9% (47.400万人)在2021年辞职

疫情重塑了必威滚球在美国的工作方式. 即使办公室重新开放, 大约60%(59%)的美国人说他们可以在家工作,但他们所有或大部分时间都在家里工作, 而在新冠肺炎疫情之前,只有23%的人远程工作. (皮尤研究中心,2009年2月. 16 2022)

2022年的统计数据

根据2022年Q1 U.S. 旅游协会业务追踪, 商务旅行者表示,发展人际关系是他们商务旅行中最重要的方面. 教育和社交网络传统上是最重要的. 参加活动的1和2个最重要的原因. 但教育和网络组成部分吸引参与者的方式需要改变. 在这场大流行中,没有人抱着与当初一样的价值观或期望. 如果你打算以同样的方式计划你的活动,这就会给你的享受带来很大的障碍.

所有这些都意味着活动设计师必须适应不断变化的观众期望.

作为一名活动设计师, 你有机会学习新的活动策略,并帮助抛弃过时的策略. 这是把自己定位为战略团队领导者的最好机会.  规则变了. 是时候提升你的游戏了. 本指南将帮助你适应、转变并超越预期. 你准备好了吗? 游戏介绍!

认为“面对面+”

考虑以下:

    • 随着全虚拟活动的减少,面对面活动的数量正在增加, 然而,到2022年,近四分之一的会议仍将保持混合模式. 来源:Encore Planner Pulse Spring 2022年报告
    • 协会专业人士表示,在2022年第二和第三季度,超过50%的赛事将采用混合形式,35%的赛事将仅采用数字/在线形式. 来源:PCMA召集Covid-19恢复调查

这些数据表明,会议和活动专业人士需要转变思维模式. 如果一个组织25%到50%的活动是混合的, 对于组织者来说,把混合活动看作是一种“亲临现场+”的活动,而不仅仅是增加工作量或昙花一现的时尚,可能会有所帮助.

必威滚球说的面对面+是什么意思?

必威滚球的意思是,为虚拟活动平台开发的技术可以用于丰富室内活动体验,并允许现场与会者在实时和按需参与之间切换, 根据需要. 例如, 如果与会者在会议期间接到一个重要电话,不得不离开房间, 他们可以利用活动平台 响生活 以虚拟方式消费内容,并在通话结束后切换回室内体验.

虚拟与会者是任何会议社区中有价值的成员. MPI和PCMA的研究已经证明,虚拟活动并不会影响到场人数. 事实上, 人们在体验过远程参与者的体验后,更有可能亲自参加活动. 提供虚拟选项可以让那些不能亲自参加聚会的人仍然可以体验活动的内容和社区. 它可以扩大你的覆盖面,帮助你吸引新的受众. 它也会放大你的 事件投资回报率(ROI) 通过增加潜在参与者的参与度, 赞助商和参展商的交易和收入.

创造无缝体验的最佳方法之一是专注于吸引现场观众和远程观看观众. 让本文档作为指导,帮助您在创新活动和内容设计流程的过程中导航,这样您就可以获得亲自参与的无限机会, 混合和数字活动提供.

这本指南上写的是什么

本指南的目的是通过将你的注意力集中在七个关键领域来帮助你把握这些新机遇:

  1. 开发创新过程 活动设计 -如何生成, select, 并评估想法,以及如何对想法进行分类和存储,以备将来使用.
  2. 利用活动技术促进参与 -基本工具, 您需要的技术和最佳实践能够同时吸引远程和室内观众.
  3. 绘制参与者旅程图 -如何为您的活动参与者和关键利益相关者规划客户旅程,以使您的活动设计达到预期的结果.
  4. 创建健康的活动生态系统 -事件由多个组成部分或生态系统组成. 本节将帮助您测试每个系统的健康状况,并修复不健康的生态系统.
  5. 练习激进的包容 -如何避免让与会者感到心不在焉的常见问题, 不受欢迎,被排除在你的活动体验之外.
  6. 设计引人入胜的教育体验 -如何帮助活动参与者参与之前的内容, 在你的活动期间和之后,以有助于他们学习的方式, 记住并重视你的会议内容.
  7. 最大化教育回报、目标回报和投资回报(ROE、ROO和ROI) —如何分析事件数据, 报告结果并使用它们来改进活动体验, 收入和投资回报率.

为活动设计开发创新流程

如何生成, select, 并评估想法,以及如何对想法进行分类和存储,以备将来使用.

第一步:确定什么需要改变

孙子说:“没有战术的战略是通往胜利的最慢的道路。. 没有战略的战术是失败前的噪音.”

如果你在开始创新的时候不知道需要改变什么, 你把战术看得比战略重要. 这就是为什么在设计你的下一个活动之前,你必须查看过去活动或市场调查的数据和反馈.

寻找:

    • 数据点离群值:你的活动在哪些方面得分最低? 它在哪里得分最高? 建立在你的成功之上. 寻找机会. 如果某件事不起作用,要么调整它,要么停止它.
    • 强大的轶事反馈调查结果并不能说明全部情况. 你,活动团队或工作人员从走廊的对话或投诉中收集了什么样的反馈? 注意:人们对独立的第三方审计师会更加坦诚.
    • 客户或行业痛点是什么让你的顾客夜不能寐? 这个行业最大的烦恼是什么? 这些是您的事件可能能够解决的摩擦点.
    • 大的失败:你是否觉得你的上一项比赛(或你的其他比赛)有不足之处?

所有这些都将带来变革的机会. 找出三到五个会对你的活动或观众产生最大影响的项目. 这些都是你想要专注于创意产生的领域.

第二步:邀请合适的人与你一起产生想法

如果房间里的每个人看起来都一样, 有相同的背景或在相同的部门工作, 他们很可能会产生类似的想法. 你不会想要回音室的. 为了产生想法,你需要不同的视角、背景和观点.

为实现这一目标, 邀请跨部门的关键利益相关者和内部团队成员, 包括那些可能与你的活动团队没有直接联系的人. 确保他们 都感到受欢迎, 并有机会分享他们的声音.

第三步:制定一些基本的规则

如果你不制定一些创意产生的基本规则, 你将以一个由少数人主导的头脑风暴会议结束. 避免这种情况:

    • 为内向的贡献者创造空间:在小组对话或任何分享开始之前, 让人们有五到七分钟的时间就一个固定的话题或问题写下他们的想法. 这让人们产生想法,而不用担心被关闭.
    • 制定一个清晰的活动计划: 创意的产生应该是纯粹的头脑风暴. 通过在产生想法的过程中设置不同的时间限制,帮助参与者抵制开始否定想法或讨论它们的冲动. 例如:
          • 明确想法产生时间只是用来产生想法,而不是讨论或辩论它们. 如果你允许人们现在开始评判想法,你会让所有人都闭嘴. 如果有人提出意见,提醒他们以后还有时间讨论这些想法.
          • 在创意产生时间之后,开展一项活动,让团队可以为自己感兴趣的想法添加要点或创造性策略. 例如, 如果你有五个领域需要创新, 将参与者分成五个小组,每个小组有一个人负责解决每个领域的挑战和解决方案.
          • 在这些想法被充实和背景化之后, 给团队时间来展示他们所面对的挑战和解决方案. 现在是讨论、辩论、调整和改进的时候了.
    • 开发一个停车场: 当人们偏离轨道时,温柔地引导他们回到正轨. 最简单的方法之一就是把他们想讨论的东西放在一个“停车场”里,你可以稍后再来, 如果时间允许.
    • 决定获胜的创意和创新: 理想情况下,房间里的团队也可以做出前进的决定. 但如果不可能的话, 争取他们的帮助来创建演示文稿, 高级领导团队或活动决策者在创意产生会议期间需要视频或宣传. 记住:你不需要改变一切. 尝试一到三个新事物可能是你唯一能处理的.
    • 确定你如何衡量成功: 当你在辩论和讨论想法时,这是一个重要的话题. 一旦你知道如何衡量成功,然后确定谁将负责 执行、跟踪和报告这些测量 所以你可以事后评估实验的成功程度.

步骤4:捕捉产生的想法和创新

    • 文档的过程: 电影的介绍, 为每组分配专门的笔记员, 或者以某种容易归档的方式捕获讨论的内容.
    • 创建一个知识数据库: 有时你会发现一个伟大的想法或创新的过程并不适用于当前的事件, 但你总有一天会想试试的. 不要失去这些想法. 相反,创建一个知识数据库.
    • 记录你的实验: 知识数据库也是一个很好的地方,可以记录当你将宏大的想法和创新应用到你的活动中时发生了什么.

步骤5:分析结果并反复验证你的成功(或失败)

    • 分析结果: 在实施这个想法或创新时,你学到了什么? 为什么它能起作用或者不能起作用?
    • 现在你的发现: 谁在你的活动的成功或失败中投资? 向他们传达这些信息的最佳方式是什么?
    • 迭代并基于你的成功: 创新是一个反复的过程,而不是一劳永逸的事情. 这就是为什么检查和改进你的创新是很重要的,即使它们是成功的. 如果成功了,有没有办法在成功的基础上继续发展? 如果它不起作用,你是否可以调整一些东西,让它下次起作用?
克丽丝蒂凯西

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