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每个人都认为一旦疫苗问世,大流行就会结束. 但COVID-19病毒的变种仍然有能力扰乱现场活动. If you’re organizing an event with an in-person 部分,有必要解决你的参与者的焦虑,让他们感觉 comfortable attending. Here are four 你可以做一些让与会者放松的事情. 

步骤1:与你的场地和供应商合作,管理和降低风险

你们的会议地点和供应商合作伙伴花了大流行期间的大部分时间,试图弄清楚如何让面对面的会议安全返回, 所以让他们带头和你一起分享吧 tools they may have developed, like the MeetSAFE guidelines by Encore. 遍历所有事件接触点 mitigate 任何你能识别的传播风险. Co-create a 针对活动工作人员和其他可能在场地和供应商合作伙伴中遇到您的活动参与者的安全政策. 把你的计划记录下来,保证所有供应商的承诺, exhibitors and sponsors to follow the safety policy. 

Graph of Encore's MeetSAFE program
Step 2: Address the elephant in the room

你能做的最糟糕的事情就是假装大流行已经结束,或者没有提到你正在采取的预防措施来降低风险. 每天都有关于Covid-19的新闻, 这只会让参与者担心你在否认或怀疑你正在为面对面的会议或混合活动创造合适的社交互动环境. Instead, 坦白你的疫苗接种和口罩政策, 并告知你和场地正在做什么,以尽量减少参与者生病的机会,以及他们如何安全返回活动. 在注册中添加一个条款,要求人们承认并承诺遵守你的活动的安全协议和政策.

第三步:沟通、沟通、沟通

参与者的安全和健康应该是所有地方的首要和中心:在营销邮件中, social media updates, in 在你的网站、博客等的突出区域. 这是一个你不能过度交流的领域. 也要寻找好消息和数据来分享, 比如CDC最近的数据, 这表明最近的上涨正在结束. If you need inspiration, follow #必威滚球网站 to find stories of how your peers are 为了实现安全协议 bring in-person meetings back or use these talking points. 

Graph of CDC COVID-19 Trends
如何安全回归混合和面对面的活动,并缓解与会者的担忧
Step 4: Help them travel safer

Knowing that your event has the proper protocols in place may not be enough. Your participants still have to travel to get to the event. So, 如果你有如何通过机场的提示或关于地面交通将如何照顾他们的新闻, share them. Consider 取消现场注册摊位,并发送他们需要的任何活动材料(姓名徽章和挂绳, programs, etc.)或在旅行前邮寄. 许多活动组织者正在向赞助商出售口罩等个人防护用品的品牌, 洗手液和面罩可以放在这些事前的“护理包”里.” 

Do you have any other tips? Let us know. 



Donna Hubley
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